A IMPORTÂNCIA DE DOCUMENTAR A VENDA

Olá leitores, hoje vamos tratar sobre a importância de documentar uma venda. As vendas realizadas por uma empresa possuem diversas formas de documentação, o comprovante de pagamento, o boleto gerado para compras parceladas, o histórico da conta em que o cliente realiza seu parcelamento, a nota promissória que deve ser devidamente preenchida, assim, qualquer que seja sua forma de documentar a venda deve estar devidamente assinada pelo cliente.

            Ter um documento que comprova que uma venda realizada é fundamental, principalmente como forma de precaução para uma possível cobrança, assim se sua empresa possuir um sistema digital é importante que todos os dados do cliente estejam preenchidos de forma correta, e isso depende da equipe que irá atender e finalizar a venda do cliente, por isso é tão importante que a equipe esteja em consonância com as necessidades de atendimento de sua empresa.

            Vejamos quais as principais formas de documentar uma venda:

• Nota promissória: apesar de ser um instrumento considerado simples, a nota promissória requer bastante atenção para o preenchimento físico legível, adequado e de todos os campos, incluindo-se as observações necessárias, após o preenchimento adequado é importante digitalizar esse documento para que não se percam as anotações físicas;
• Comprovantes de pagamento em maquininha de cartão: as maquininhas de cartão permitem a emissão de relatórios diários dos valores que foram passados na máquina. Porém, se não houve uma descrição desses valores, a desorganização poderá ser fator suficiente para que não se identifique um pagamento. Nos casos em que são diversos clientes, é importante que acompanhado do valor em sua planilha de recebimentos sejam preenchidos dados sobre data, nome completo do cliente, CPF e telefone;
• Boletos emitidos: para controle dos boletos emitidos o mais importante além do preenchimento adequado dos dados do cliente diz respeito à organização dos valores recebidos, uma vez que a emissão de um boleto não pago pode gerar custos para sua empresa.

Assim, ainda que o objetivo de sua empresa não seja realizar uma cobrança judicial ou extrajudicial é importante munir-se dos documentos da venda, detalhamento do produto e a maior quantidade de dados possíveis do cliente, de modo que se estabeleça uma relação de organização empresarial. Aguardamos você no próximo artigo. Deixe sugestões nos comentários.